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L’assistant de direction, appelé aussi secrétaire de direction, peut être rattaché à la direction générale, à un cadre dirigeant ou à un service entier. Sa mission première est d’aider la personne qu’il assiste dans toutes les tâches quotidiennes. Polyvalent, il prend en charge :
- le traitement du courrier,
- la réception des appels téléphoniques,
- la gestion de l’agenda,
- le classement et la documentation personnelle,
- l’organisation des déplacements,
- l’organisation des réunions, des colloques, etc.
Un assistant de direction peut prendre plus de responsabilités selon le besoin de l’entreprise et en fonction de son expérience. Il peut en effet gérer une équipe administrative, superviser les services généraux ou la communication externe, suivre la comptabilité de l’entreprise et se voir confier quelques missions RH.
De par la polyvalence de ses missions, l’assistant de direction doit posséder un certain nombre de compétences et de qualités. Il est impératif de bien maîtriser les outils informatiques, et la pratique de plusieurs langues est fortement recommandée, surtout dans les grandes entreprises. L’assistant de direction doit avoir de très bonnes capacités de rédaction, d’expression orale et un excellent sens de l’organisation. Représentant de l’entreprise et du responsable qu’il assiste, l’assistant de direction est doté d’une présentation irréprochable et a le sens de la communication, mais doit savoir rester discret selon les circonstances.
> Devenez assistant de direction
Études et formation
Il existe trois diplômes de niveau Bac +2 qui favorisent l’accès au métier :
– Le BTS Assistant de Manager (AM) se prépare en deux ans, par alternance ou formation continue. La préparation au diplôme dispense un enseignement diversifié portant sur la culture générale, le droit, l’économie, les langues vivantes, la communication, la gestion comptable, les pratiques administratives, etc. Le taux de réussite varie entre 75% (alternance) et 80% (formation continue).
– Le BTS Gestion de la PME (ex BTS Assistant de Gestion PME – PMI) qui permet de se former aux différentes tâches administratives et financières d’une petite ou moyenne entreprise.
– Le DUT Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA) se prépare en deux ans après le Bac. Il se décline en trois options (finances comptabilité, ressources humaines, petites et moyennes entreprises). La préparation du diplôme peut se faire par alternance ou en formation continue (avec un stage d’une dizaine de semaines).
Pour les salariés déjà en poste ou en reconversion, de nombreux établissements proposent des formations au titre professionnel « Assistant de Direction ». Cette certification est reconnue au RNCP. La formation dure quelques centaines d’heures et peut s’accompagner de stages en entreprise ou s’effectuer en alternance. Le programme ne porte en général que sur des enseignements professionnels : secrétariat, communication, langue. Grâce à des formations rapides, les assistants de direction déjà en poste peuvent quant à eux renforcer leurs compétences en informatique, linguistique, comptabilité, etc.
Accompagnement personnalisé
