Formation Devenir Office Manager

Formation Devenir Office Manager

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Devenir Office Manager

Sorte d’assistant de direction aux responsabilités étendues, l’office manager facilite le quotidien des collaborateurs en gérant les services généraux, en apportant un support administratif et en relayant en interne les informations relatives à la vie de l’entreprise.

La majorité des Office Managers travaillent dans les TPE, les PME et PMI, au sein de nombreux secteurs tels que les services, le bâtiment, les services de finance, la communication. La grande majorité des Office Managers sont des femmes.

Un véritable couteau suisse de l’entreprise

Le profil le plus couramment rencontré sur la fonction d’office manager est celui d’un assistant de direction ou d’un chargé des services généraux ayant évolué.

Garant du bien-être des collaborateurs, puisqu’il leur facilite le quotidien, l’office manager est souvent un chef d’orchestre de la vie de l’entreprise.

Son rôle transversal au sein de l’entreprise lui permet de communiquer avec tous les services et d’être au fait des besoins et des attentes de tous. C’est l’acteur indispensable à une bonne coordination en entreprise.

C’est un poste que l’on peut qualifier de « touche-à-tout » extrêmement riche qui requiert une grande capacité d’adaptation.

Les missions de l’Office Manager

En France, son poste se situe entre celui de l’assistant de direction et celui d’un responsable administratif et financier, car il a plus de missions que le premier sans avoir autant de responsabilités que le second. 

C’est le bras droit d’un manager ou du dirigeant. Il gère le côté administratif, assure les rendez-vous, s’occupe de transmettre des informations à différents services, peut être chargé de la rédaction de bilans, l’organisation de réunions ou encore la comptabilité. Il est l’intendant général d’une entreprise de petite taille, voire moyenne, qui a besoin d’un professionnel polyvalent, capable de gérer plusieurs tâches utiles au bon fonctionnement d’une entreprise.

L’administratif général

  • Gestion de l’agenda de la direction
  • Pilotage des équipes administratives
  • Gestion du courrier, de l’archivage et du standard téléphonique
  • Organisation des réunions et rédaction des synthèses
  • Coordination des services généraux
  • Gestion commerciale avec les clients et les fournisseurs
  • Appui juridique

Les ressources humaines

  • Gestion des recrutements
  • Création et mise à jour des fiches de poste
  • Gestion des ressources humaines
  • Gestion de la formation des salariés : relation avec l’OPCA, rédaction du plan de formation, suivi des entretiens professionnels…

La comptabilité

  • Gestion de la facturation
  • Établissement de la paie
  • Gestion de la trésorerie
  • Rédaction du bilan financier et des documents comptables

L’événementiel et la communication

  • Gestion de la communication interne et externe
  • Organisation des événements
  • La qualité de vie au travail
  • Création et maintien d’une bonne ambiance de travail
  • Organisation de services pour le bien-être des salariés
  • Aménagement des espaces de travail
  • Rédaction du document unique d’analyse des risques et suivi des actions correctives

Etre un bon Office Manager

Ses compétences indispensables

  • Maîtrise du Pack Office
  • Très bonne maîtrise de la langue française
  • Bon niveau d’anglais

Ses qualités requises

  • Organisation

Son métier consiste à gérer un service, s’occuper de la partie administrative, mais aussi de transmettre des informations à différents interlocuteurs, il doit donc faire preuve d’une grande organisation et d’un sens des priorités pour pouvoir mener à bien toutes ses missions.

  • Sens de la communication

L’office manager entre en contact avec divers collaborateurs et une partie de son travail consiste à faire le relai entre les différents services et la hiérarchie, il doit donc avoir un sens poussé de la communication.

  • Polyvalence 

Ses missions sont très diverses, il doit donc pouvoir tout gérer et produire un travail de qualité pour chacune des tâches qui lui sont confiées. L’office manager a donc un profil polyvalent qui aime travailler sur différents sujets à la fois.

  • Capacité d’adaptation

Personnalisation du caméléon, l’office manager fait preuve d’une grande capacité d’adaptation en fonction des situations et des interlocuteurs.

  • Sens de la confidentialité

Étant en contact auprès de tous les salariés et dirigeants d’une entreprise, l’office manager a souvent accès à des informations de nature diverse, qu’elles soient financières, juridiques, stratégiques. Il doit donc être en mesure de garder le secret et de ne jamais divulguer ces données essentielles aux autres collaborateurs.

  • Relais positif entre tout le monde

Rôle clé dans l’entreprise, l’office manager doit savoir insuffler une énergie positive à chacun pour que chaque collaborateur soit dans les meilleures conditions de travail possibles. De plus, en cas de problème — qu’ils soient individuels ou collectifs — l’office manager doit demeurer à l’écoute pour comprendre puis conseiller de manière avisée.

  • Gestionnaire du stress

Gérer une équipe et une direction n’est pas reposant, loin de là.

Quand il faut faire face à des urgences, à un surcroît de travail, à des pannes diverses ou à des réorganisations de planning, l’office manger joue le rôle de fusible. Il doit garder un certain sang-froid pour répondre calmement aux exigences de chaque situation.

C’est ce qu’on appelle les compétences techniques : hard skills et comportementales : soft skills

1.   Hard skills — Compétences techniques

  • Maîtrise de la bureautique : traitement de texte, tableur, logiciel de type « PowerPoint », mail, logiciels de l’entreprise
  • Gestion administrative
  • Connaissance de la législation sociale et du droit du travail
  • Compétences comptables : paie, facturation…
  • Méthodologie de projet : planification, budget, pilotage
  • Maîtrise parfaite de la langue française

2.   Soft skills – Compétences comportementales

  • Être polyvalent et autonome
  • Savoir prioriser et faire preuve d’organisation
  • Être force de proposition
  • Avoir un très bon relationnel

Une formation reste un avantage non négligeable pour l’obtention d’un poste, voire d’une promotion.

Comment devenir Office Manager ?

Les formations initiales pour devenir Office Manager

Jusqu’à présent, un BTS d’assistant manager ou d’assistant de gestion PME-PMI suffisait pour postuler à un poste d’Office Manager. Néanmoins, les employeurs exigent de plus en plus souvent des formations de niveaux Bac +3 à Bac +5.

Si vous n’avez pas beaucoup d’expérience professionnelle et que vous souhaitez mettre toutes les chances de votre côté pour décrocher un poste, vous pouvez vous orienter vers une licence professionnelle ou un master en Management.

Liste des diplômes possibles :

  • BTS Assistant de manager
  • BTS Gestion de la PME
  • Bachelor Gestion
  • Bachelor Management
  • Master Management

Une formation courte pour adultes possible ?

Il est tout à fait possible de suivre une formation professionnelle pour adultes pour devenir un bon Office Manager. Si vous êtes déjà en poste comme assistant(e) de direction par exemple et que vous souhaitez évoluer (responsabilités et rémunération), si vous êtes demandeur d’emploi et souhaitez vous perfectionner ou vous reconvertir, ou encore si vous êtes indépendant et que voulez acquérir des bases solides en management pour développer votre affaire, en employant du personnel par la suite !

Pour cela, des formations courtes existent, indépendamment de votre formation initiale (vos études).

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